Anteriormente, los errores que se generaban en los procesos de facturación y cobranza podían corregirse con facilidad en los registros contables de las empresas. Al recibir un pago de más o de menos, bastaba con modificar nuestros asientos en pólizas y realizar las operaciones bancarias correspondientes.
Actualmente, esta actividad se debe centrar en la correcta emisión de los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) ante los posibles escenarios que puedan presentarse, por lo que debemos de respaldar cualquier movimiento con un CFDI.
Ejemplo:
Imaginemos que emitimos una factura por $100,000 (IVA incluido) y que el cliente por error nos paga $130,000. Algunos podrían dar como opción devolver al cliente todo el importe depositado y pedir nuevamente el depósito correcto, sin embargo, a veces existen intermediarios que procesan los pagos o simplemente por falta de confianza queremos evitar este procedimiento.
El siguiente diagrama muestra los escenarios y las soluciones para corregirlo con CFDIS:
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Estos son los pasos a seguir según la explicación del diagrama anterior:
EL CLIENTE PIDE REEMBOLSO
CFDI PPD
1. La factura origen por $100,000 permanece.
2. Se reembolsan los $30,000
3. Se expide un CFDI de pago por los $100,000
CFDI PUE COBRADO EN EL MISMO MES
1. La factura origen por $100,000 permanece.
2. Se reembolsan los $30,000
CFDI PUE COBRADO EN MES POSTERIOR
1. Se cancela la factura PUE con motivo de cancelación 01, este proceso únicamente debido a que se cobra fuera del mes por lo que ya no debe ser PUE.
2. Se expide una factura PPD por $100,000, con el tipo de relación 04 a la factura cancelada previamente.
3. Se reembolsan los $30,000
4. Se expide un CFDI de pago por los $100,000
EL CLIENTE DEJA EL EXCEDENTE COMO ANTICIPO
CFDI PPD
1. La factura origen por $100,000 PPD permanece.
2. Se emite un CFDI de anticipo PUE por $30,000
3. Se expide un CFDI de pago por los $100,000
4. Cuando se preste otro servicio se emite la factura correspondiente con el tipo de relación 07 a la factura de anticipo y un CFDI de aplicación de anticipo por los $30,000 con el tipo de relación 07 a la factura del desglose de productos.
CFDI PUE COBRADO EN EL MISMO MES
1. Se cancela la factura PUE con motivo de cancelación 01, este proceso únicamente debido a que se cobra fuera del mes por lo que ya no debe ser PUE
2. Se expide una factura PPD por $100,000, con el tipo de relación 04 a la factura cancelada previamente.
3. Se emite un CFDI de anticipo por $30,000
4. Se expide un CFDI de pago por los $100,000
5. Cuando se preste otro servicio se emite la factura correspondiente con el tipo de relación 07 a la factura de anticipo y un CFDI de aplicación de anticipo por los $30,000 restantes con el tipo de relación 07 a la factura del desglose de productos.
CFDI PUE COBRADO EN MES POSTERIOR
1. La factura origen por $100,000 permanece.
2. Se emite un CFDI de anticipo por $30,000
3. Cuando se preste otro servicio se emite la factura correspondiente con el tipo de relación 07 a la factura de anticipo y un CFDI de aplicación de anticipo por los $30,000 con el tipo de relación 07 a la factura del desglose de productos.
Es importante reiterar que no solo se requiere realizar los movimientos bancarios para corregir los pagos efectuados incorrectamente, sino que también se debe manifestar estos ajustes en los comprobantes fiscales adecuados, ya que estos son fuente de cálculo para las declaraciones del SAT.
Recuerda que en Contadigital® contamos con herramientas de cobranza en nuestro módulo de CXC el cual te ayudará a disminuir los errores de pago de los clientes.