La actividad económica de la entidad tiene una existencia continua; el periodo contable supone que la actividad económica de la entidad puede ser dividida en periodos convencionales, de acuerdo con sus necesidades de información, los cuales varían en extensión, (semanales, mensuales, bimestrales, trimestrales, semestrales o anuales). El objetivo del periodo contable es presentar la situación financiera, los resultados de operación, los cambios en el capital o patrimonio contable y los cambios en la situación financiera, incluyendo operaciones que, si bien, no han concluido totalmente, ya han afectado económicamente a la entidad.
El cierre contable es un procedimiento primordial para conocer el resultado de un negocio en el periodo correspondiente entre el 1 de enero y termina el 31 de diciembre del mismo año.Consiste en elaborar asientos contables de cierre cuyo objetivo es dejar en ceros, o bien, cancelar las cuentas de resultado contra las pérdidas y ganancias para determinar el resultado del ejercicio; pérdida o utilidad del ejercicio.
Antes de cancelar las cuentas de resultado, se deben realizar los ajustes y conciliaciones necesarias, como son: la depreciación de los activos fijos, la amortización de los activos intangibles y diferidos, la valuación de cuentas en moneda extranjera, la provisión de cartera de clientes y deudores diversos y los ajustes necesarios en los inventarios, etc. También es importante registrar el valor de mercado de los instrumentos de inversión; intereses por cobrar o por pagar devengados a la fecha de los estados financieros, sobrantes y faltantes de caja, intereses a cargo o a favor en bancos, etcétera.
Procedimiento para elaborar el cierre contable
Es fundamental el manejo de la cuenta de “pérdidas y ganancias” para cancelar las cuentas de resultados y la obtención del cálculo de la utilidad o pérdida del ejercicio en una entidad. Las cuentas de resultados sirven para registrar costos, gastos, pérdidas, productos y ganancias obtenidos. Al final del ejercicio, deberán concentrarse en una cuenta llamada pérdidas y ganancias; se trata de una cuenta puente que permite determinar la utilidad o pérdida del periodo.
Para ello, debe hacerse lo siguiente:
1. Se deben saldar las cuentas de resultados de naturaleza acreedora:
CARGO. A las cuentas de resultados de saldo acreedor (ventas, ingresos, productos financieros y otros productos)
ABONO. A la cuenta de Pérdidas y ganancias por la misma cantidad.
2. Se deben saldar las cuentas de resultados de naturaleza deudora:
CARGO. Pérdidas y ganancias por la misma cantidad de las cuentas de naturaleza deudora
ABONO. A las cuentas de resultados de saldo deudor (costos, gastos de operación, gastos financieros y otros gastos)
3. Con el traspaso, las cuentas de resultados quedarán saldadas y la cuenta de pérdidas y ganancias arrojará la utilidad o pérdida del ejercicio. Como es una cuenta puente, debe quedar saldada, así que es necesario traspasarla a otra cuenta llamada utilidad o pérdida del ejercicio:
Pérdida del ejercicio
CARGO. Pérdida del Ejercicio, saldo deudor de la cuenta de Pérdidas y Ganancias.
ABONO. Pérdidas y Ganancias el importe de la misma cantidad.
Utilidad del ejercicio
CARGO. Pérdidas y Ganancias, saldo acreedor de la cuenta de Pérdidas y Ganancias.
ABONO. Utilidad del Ejercicio el importe de la misma cantidad.
Nota: es importante considerar que esa utilidad es antes de impuestos. En los sistemas informáticos existe un periodo denominado "mes 13" en donde se hacen estos asientos contables para no afectar los reportes contables de diciembre.
Ejemplo:
Cumpliendo lo anterior, se puede decir que las cuentas de resultados quedaron cerradas. Las únicas cuentas con las que finaliza la entidad al 31 de diciembre son las cuentas del balance general que incluye el saldo final de utilidad o pérdida del ejercicio.
Traspaso del resultado del ejercicio a ejercicios anteriores
Para iniciar un ejercicio la cuenta utilidad/perdida del ejercicio (ganancia o pérdida del ejercicio anterior) se debe traspasar a la cuenta llamada resultado de ejercicios anteriores,
CARGO. Saldo a la cuenta Utilidad del Ejercicio.
ABONO. La misma cantidad a la cuenta de resultado de ejercicios anteriores (resultado del ejercicio 2021)
Creación o incremento de la reserva legal
Las reservas son cuentas de capital y se presentan en el balance general; normalmente se aplican con cargo a la cuenta de utilidades. La creación de las reservas debe constar en las actas de asambleas.
Su clasificación obedece a su naturaleza y pueden ser de tres tipos:
a) Reserva legal
b) Reservas estatutarias
c) Reservas voluntarias
La reserva legal tiene su origen en el artículo 20 de la Ley General de Sociedades Mercantiles que establece lo siguiente:
De las utilidades netas (Utilidades después de Impuestos) de toda sociedad, deberá separarse anualmente el 5%, como mínimo para formar el fondo de reserva, hasta que importe la quinta parte (20%) del capital social. Para la creación e incremento de la reserva legal se debe realizar un cargo por un monto equivalente al 5% del total de la utilidad neta del ejercicio, dicha afectación se hace a esta misma cuenta, el abono por el mismo monto se realizaría a la cuenta reserva legal, recuérdese que ambas cuentas pertenecen al capital contable.
De su regulación en los artículos 20 al 22 de Ley General de Sociedad Mercantiles (LGSM) y 54 de la Ley General de Sociedades Cooperativas, se advierten las siguientes características:
- Quedan exceptuadas de crear la Reserva Legal las sociedades por acciones simplificadas y las sociedades civiles, salvo que en el contrato social se estatuya su creación.
- El porcentaje mínimo y máximo de integración varia, para las sociedades reguladas por la LGSM, se constituye separando anualmente el 5 % de las utilidades netas hasta que represente la quinta parte (20 %) del capital social, como mínimo. Tratándose de sociedades cooperativas, se constituye con el 10 al 20 % de los rendimientos hasta que represente el 25 % del capital. Dichos importes pueden ser mayores, siempre que así se fije en los estatutos, pero nunca podrá ser menor al porcentaje establecido en la ley.
- Puede capitalizarse, cuando esto se haga, se debe volver a constituir a partir del ejercicio siguiente aquel en que se capitalice.
- Quedan a salvo los derechos de los administradores para repetir contra los socios por el valor de lo que entreguen cuando el fondo de reserva se haya repartido.
- Por ser una partida destinada a la protección de la empresa, queda prohibida su distribución entre los socios.
- Es importante señalar que, si la reserva legal es repartida para fines distintos a los de su capitalización, el administrador podrá repetir contra los accionistas por el valor de lo que se les entregue, y los terceros pueden exigir su creación: para hacer efectiva la obligación, además de los socios, los acreedores de la entidad pueden demandar en la vía sumaria la integración de la reserva legal.
- Son nulos de pleno derecho los acuerdos de los administradores o de las juntas de socios y asambleas, que sean contrarios a lo que dispone el artículo 20.
- En cualquier momento en que se detecte que no se han hecho las separaciones de las utilidades para formar o reconstituir el fondo de reserva, los administradores responsables quedarán ilimitada y solidariamente obligados a entregar a la sociedad, una cantidad igual a la que hubiere debido separarse.
Ejemplo:
Procedimiento a seguir para para la creación de la reserva legal a partir de utilidades 2019, se muestra enseguida:
Determinación de la reserva legal con base en la utilidad neta de 2019
Por tanto:
CARGO. Capital en la cuenta de utilidad neta del ejercicio 2020 por $12 500,
ABONO. Capital en la cuenta de reserva legal por $12 500.
Cálculo del monto máximo para la creación de reserva legal:
En Contadigital puedes hacer en un par de clics tu cierre contable, para saber cómo realizarlo puedes consultar la información en nuestro manual:
https://contadigital.gitbook.io/basedeconocimiento/contabilidad/untitled/crear-y-cerrar-periodo
Fundamento Legal:
Ley General de Sociedades Mercantiles artículos 20 al 22.
Ley General de Sociedades Cooperativas artículo 54