Hoy en día, prácticamente nadie lleva sus registros a mano en los libros diario y mayor impresos. Sin embargo, las leyes todavía hablan de estos libros para llevar la contabilidad. Dicho esto, nos preguntamos ¿todavía puedo llevarlos? ¿son obligatorios? ¿debo imprimir mi contabilidad? En este blog analizaremos los fundamentos legales vigentes para llegar a una respuesta.
Libro diario y libro mayor: ¿aún obligatorios?
El artículo 34 del Código de Comercio (Capítulo III: De la Contabilidad mercantil), establece que cualquiera que sea el sistema de registro que los comerciantes empleen, siempre se deberá llevar un libro mayor.
Así mismo, el artículo 35 del mismo Código define que en el libro mayor se deberán anotar, como mínimo y por lo menos una vez al mes, los nombres o designaciones de las cuentas de la contabilidad, su saldo al final del período de registro inmediato anterior, el total de movimientos de cargo o crédito a cada cuenta en el período y su saldo final.
Los Contadores, seguramente pensaron en la balanza de comprobación al leer la definición del libro mayor del Código de Comercio. Sin embargo, si leemos el apartado B del artículo 33 del Reglamento al Código Fiscal de la Federación (RCFF), veremos que son conceptos diferentes para la autoridad. Por ejemplo, el RCFF toma la definición del Código de Comercio para el libro mayor y junto con el libro diario, los hace obligatorios:
II. Integrarse en el libro diario, en forma descriptiva, todas las operaciones, actos o actividades siguiendo el orden cronológico en que éstos se efectúen, indicando el movimiento de cargo o abono que a cada una corresponda, así como integrarse los nombres de las cuentas de la contabilidad, su saldo al final del periodo de registro inmediato anterior, el total del movimiento de cargo o abono a cada cuenta en el periodo y su saldo final.(énfasis añadido)
Podrán llevarse libros diario y mayor por establecimientos o dependencias, por tipos de actividad o por cualquier otra clasificación, pero en todos los casos deberán existir los libros diario y mayor general en los que se concentren todas las operaciones del contribuyente;
Por otro lado, encontramos que la fracción VI del mismo artículo habla de que los asientos contables deberán formular los estados financieros y la balanza de comprobación, por lo que definitivamente son dos documentos diferentes.
Para quienes estudiamos Contaduría, sabemos que primero registramos los asientos en el libro diario, luego hacemos el pase al libro mayor (cuentas T) y finalmente elaboramos la balanza de comprobación. Si bien es cierto que ambos documentos pueden contener un saldo inicial, cargos, abonos y saldo final, la diferencia es el que el libro mayor tiene todos los asientos contables por cada cuenta y la balanza es el resumen de las cuentas con su comprobación de sumas iguales.
La realidad actual es que la autoridad solo pide la balanza de comprobación para efectos de la contabilidad electrónica, pero las disposiciones fiscales todavía establecen llevar el libro diario y libro mayor en la contabilidad.
Pólizas y auxiliares: ¿qué son y porqué son obligatorios?
Los sistemas informáticos sustituyeron los registros manuales del libro diario y libro mayor por las pólizas. Una póliza es el asiento contable de diario, ingreso o egreso que respalda una transacción. Regularmente, cada póliza está respaldada por uno o varios documentos, por ejemplo: cheques, facturas o fichas de depósito.
El apartado A del artículo 33 del RCFF establece que los registros o asientos contables auxiliares, incluyendo el catálogo de cuentas, así como las pólizas de dichos registros y asientos, son documentos que integran la contabilidad.
Los auxiliares son reportes de los movimientos de las cuentas contables por un periodo determinado. Podemos, por ejemplo, obtener un auxiliar de una cuenta de bancos de un mes o un año. Si imprimiéramos todos los auxiliares de la empresa, estaríamos prácticamente hablando del libro mayor.
Por lo anterior, la autoridad fiscal hoy considera al catálogo de cuentas, los auxiliares y las pólizas, documentos de la contabilidad electrónica.
Contabilidad impresa o digital: ¿cómo la debo llevar?
Con la llegada de los sistemas informáticos y los comprobantes fiscales digitales (CFDI), muchas empresas y contadores han optado por ya no imprimir su contabilidad y mantener la información en formato digital. Sin embargo, si leemos el artículo 46 Bis del Código de Comercio, es necesario cumplir la norma oficial mexicana sobre la digitalización (NOM 151).
Para la NOM 151, escanear y guardar en formato PDF los documentos, no es suficiente para asegurar la autenticidad de los datos. Además de las especificaciones técnicas, los documentos deben pasar por una certificación de un Prestador de Servicios de Certificación (PSC). Evidentemente, realizar esto con cada documento de la contabilidad sería financieramente inviable para muchas empresas.
Por otro lado, la fracción III del artículo 28 del CFF y el 34 del RCFF establecen que los registros en medios electrónicos son parte integrante de la contabilidad y el contribuyente deberá conservarlos y poner a disposición de la autoridad cuando éstos ejerzan sus facultades de comprobación. Además, el contribuyente debe proveer de un operador del “sistema”, así como cumplir la NOM cuando se trate documentos electrónicos.
Conclusión
Sabemos que, conforme a las leyes fiscales vigentes, el libro diario y libro mayor son parte de la contabilidad, sin embargo, pueden sustituirse por un sistema electrónico de pólizas que pueda generar estos reportes.
Manteniendo un sistema contable electrónico, no es necesario imprimir y digitalizar todos los documentos de la contabilidad conforme a la NOM 151, a menos que decidamos eliminar el acceso a nuestro software o destruir los documentos impresos originales como contratos o estados de cuenta. Si la autoridad ejerce sus facultades, tendremos entonces que darle acceso al sistema para que éste obtenga los reportes que necesite.
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Créditos:
Imágenes del libro Principios de Contabilidad del autor C.P. Alejandro Prieto, Editorial Banca y Comericio SA 1987.
