¿5 o 10 años? Seguramente te has preguntado cuánto tiempo debes conservar tu contabilidad. Pero ¿sabías que hay documentos que debes guardar por más de 10 años? En este blog te contamos que documentos integran la contabilidad, cuánto tiempo debes guardarlos y cómo computar los plazos.
¿Por qué conservamos nuestra contabilidad?
La contabilidad es una fuente de información financiera para diferentes usuarios, de acuerdo con la NIF A-1, existen dos grupos de usuarios:
a) Uno es el de proveedores actuales o potenciales de financiamiento para la entidad, tales como los inversionistas, acreedores y proveedores de bienes y servicios, quienes esperan de la entidad el resarcimiento de recursos transferidos, incluyendo un rendimiento;
b) El otro grupo está conformado por un amplio universo de interesados en la entidad, tales como patrocinadores, clientes, empleados, autoridades y otros; es decir, son quienes no esperan de la entidad resarcimiento económico alguno. (CINIF, 2024, pág. 18)
En este artículo, se hace énfasis en el segundo grupo, específicamente en las autoridades, como las fiscales, laborales y mercantiles, que, en algún momento, podrían estar interesados en la contabilidad del gobernado para revisar temas de cumplimiento.
Conservación de la contabilidad para efectos fiscales
Guerrero Flores (2021) plantea: “uno de los temas que solemos analizar año con año es el destruir o desechar documentación e información para efectos de liberar espacio en nuestros archivos ya sea físicos o virtuales, pero antes de hacerlo primero debemos de analizar lo que señala el Código”.
Como regla general, el plazo para conservar la contabilidad a disposición de las autoridades fiscales es de cinco años, por así disponerlo el artículo 30 del Código Fiscal de la Federación que refiere:
Artículo 30. Las personas obligadas a llevar contabilidad deberán conservarla a disposición de las autoridades fiscales de conformidad con la fracción III del artículo 28 de este Código.[1]
[…]
La documentación a que se refiere el párrafo anterior de este artículo y la contabilidad, deberán conservarse durante un plazo de cinco años, contado a partir de la fecha en la que se presentaron o debieron haberse presentado las declaraciones con ellas relacionadas. (Código Fiscal de la Federación [CFF], 1981)
Sin embargo, existen excepciones a esta regla, principalmente con la contabilidad y documentación cuyos efectos trascienden al plazo de los cinco años. Un ejemplo de ello son las pérdidas fiscales, las cuales se permiten amortizar contra utilidades hasta en un lapso de 10 años. En este sentido, se debe conservar la información que la originó en el mismo lapso en que se amortice.
A continuación, presentamos los diferentes tipos de documentos y movimientos, así como el plazo de conservación.
Elaborado con información del artículo 30, tercer párrafo del CFF.
Conservación de la contabilidad para efectos laborales
De conformidad con el artículo 804 de la Ley Federal del Trabajo (LFT) se establece que “el patrón tiene obligación de conservar y exhibir en juicio los documentos que a continuación se precisan”, para analizar cada caso, se presenta el siguiente diagrama:
Elaborado con información del artículo 804 LFT.
Este plazo de conservación va en consonancia con el plazo en que prescriben las acciones de trabajo, un año, contado a partir del día siguiente a la fecha en que la obligación sea exigible, aunque como en todo, existen excepciones que se consignan en la propia Ley (LFT, 1970. Art. 516).
Conservación de la contabilidad en el ámbito mercantil
Los contribuyentes que sean comerciantes tienen la obligación de conservar los libros, registros y documentos de su negocio por un plazo mínimo de diez años. Los herederos de un comerciante tienen la misma obligación (Código de Comercio [C. de C.], 1889. Art. 46).
El artículo 75 del C. de C. enuncia los actos de comercio que dicha Ley reputa, a manera de ejemplo, las compras y ventas de bienes inmuebles, las empresas de construcciones, las fábricas y manufacturas, por mencionar algunos.
Digitalización de la contabilidad
Se recomienda que cada empresa identifique el tipo de documentación que integra su contabilidad, para efectos de conservarlos en los plazos mínimos que marcan las distintas disposiciones.
También, considerar la posibilidad de implementar un sistema de gestión documental en medios digitales, por ejemplo un respaldo en la nube, buscando sobre todo una solución segura y eficiente para el almacenamiento, para que en caso de ser necesario, la recuperación no sea un problema.
Contadigital es un software de contabilidad en la nube en donde puedes conservar toda la información que integra la contabilidad; desde los archivos XML, comprobantes de pagos al extranjero y todos los documentos legales de la empresa.
Conclusiones
Conservar adecuadamente la documentación que integra la contabilidad, es importante para enfrentar una revisión del fisco o un juicio en el caso de materia laboral.
Se reitera que antes de destruir o desechar la documentación que forma parte de la contabilidad, incluyendo aquellas no obligadas a llevar contabilidad[2], revisen a partir de qué fecha dejaron de tener efectos fiscales, laborales o mercantiles, para conservar la documentación e información necesaria que podría ser solicitada por la Autoridad.
Referencias
CINIF. (2024). Normas de Información Financiera (NIF) 2024. Ciudad de México: Instituto Mexicano de Contadores Públicos.
Código de Comercio [C. de C.]. (13 de diciembre de 1889). Obtenido de Diario Oficial de la Federacion [DOF] última reforma DOF 28-03-2018: https://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/CCom.pdf
Código Fiscal de la Federación [CFF]. (31 de diciembre de 1981). Obtenido de Diario Oficial de la Federación [DOF], última reforma DOF 12-11-2021: https://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/CFF.pdf
Guerrero Flores, J. S. (16 de febrero de 2021). Plazos para conservación de la contabilidad y documentación del CFF. Obtenido de Contador Mx: https://contadormx.com/plazos-para-conservacion-de-la-contabilidad-y-documentacion-del-cff/
Ley Federal del Trabajo [LFT]. (1 de abril de 1970). Obtenido de Diario Oficial de la Federación [DOF], última reforma DOF 30-09-2024: https://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/LFT.pdf
Plazos para conservación de documentación laboral. (11 de julio de 2021). Obtenido de Sánchez, Valencia: https://sanchezvalencia.com/2021/07/11/plazos-para-conservacion-de-documentacion-laboral/
[1] Para este tipo de contribuyentes, la documentación relacionada con el cumplimiento de sus obligaciones fiscales.
[2] Se recomienda dar lectura al artículo 28 fracción I del CFF, para conocer lo que comprende la obligación de llevar contabilidad para efectos fiscales.
