Cuando la empresa requiere que los trabajadores salgan de viaje a una distancia de más de 50 km de esta, el patrón puede entregar a los trabajadores una cantidad de dinero para cubrir sus gastos. Estos viáticos deben cumplir con requisitos para ser deducibles, manifestarse en los CFDIS de nómina de los empleados y gravarse como ingreso para el empleado si no se comprueban.

 

Requisitos de deducibilidad de los viáticos

 

De conformidad con la Ley de ISR (artículo 28 fracción V) y de su reglamento (artículo 57), los viáticos serán deducibles siempre que cumplan con lo siguiente:

  • Que sean estrictamente indispensables para la actividad de la empresa,
  • Que el viaje sea realizado en una franja mayor a los 50 km del establecimiento,
  • Que las personas que realicen el gasto tengan relación de trabajo o le presten servicios profesionales al contribuyente,
  • Que se obtenga un comprobante por los viáticos con todos los requisitos correspondientes (CFDI para viáticos nacionales o comprobante con requisitos de facturas del extranjero). En el caso de que el gasto lo realice un trabajador del contribuyente, el comprobante también podrá salir a nombre del trabajador (artículo 57 último párrafo del RISR),
  • Que sean destinados a los usos mencionados en la siguiente tabla cumpliendo con un límite de deducción y requisitos adicionales:

 

Viáticos exentos y gravados para el empleado

 

Para efecto del pago de nómina a los trabajadores (Art. 93-XVII LISR), los viáticos serán exentos siempre y cuando el trabajador ocupe el dinero para cumplir con encargos del empleador y que se entreguen a este los comprobantes que cumplan todos los requisitos fiscales.

Sin embargo, el artículo 152 del reglamento de la Ley de ISR (RLISR) otorga la posibilidad de no presentar comprobantes fiscales por un máximo de 20% del total de viáticos en cada ocasión, siempre y cuando:

  • No existan servicios para emitirlos (zonas remotas, por ejemplo)
  • El monto no comprobado no exceda $15 mil pesos en el ejercicio fiscal,
  • El gasto restante sea pagado con tarjeta de crédito, débito o de servicio del patrón,
  • El dinero no utilizado se reintegre al patrón,
  • Se cumpla con los requisitos y límite de deducción del artículo 28- V de la Ley de ISR mencionados en este blog,
  • El 20% no comprobado no corresponda a pago de hospedaje y/o boletos de avión,
  • El patrón reconozca el gasto como no deducible.

 

CFDI de nómina como constancia de viáticos

 

Si bien la LISR en su artículo 99 establece la obligación de expedir una constancia de viáticos pagados a los trabajadores, la resolución miscelánea fiscal (RMF) para 2022, en la regla 2.7.5.3, otorga la facilidad de omitirla siempre y cuando se expidan y entreguen a los trabajadores los CFDIS de nómina en tiempo y forma, reflejando la información de los viáticos correspondientes.

Ya sea que el viático se deposite vía transferencia a la tarjeta de nómina del trabajador o se realice por medio de la tarjeta corporativa de la empresa, los viáticos deben manifestarse en los recibos de nómina. Lo anterior podemos asumirlo si leemos la guía de llenado en el apartado “Tipo otro pago” que indica que, si el patrón asume como no deducible un gasto de viáticos no comprobado pagado con tarjeta corporativa, podrá considerarse exento para el trabajador o de lo contrario se considerará gravado.

 

Procedimiento para elaborar CFDIS con viáticos

 

Para cumplir en tiempo y forma con la emisión de los recibos de nómina que incluyan viáticos, deben considerarse lo mostrado en el siguiente flujograma:

1. El trabajador recibe el importe de los viáticos

 

Al no ser un ingreso propio, este importe debe considerarse como “Otros pagos” con la clave SAT “003 Viáticos entregados al trabajador”. Este importe debe reflejarse en el periodo de nómina en que sea entregado el viático a comprobar, en el periodo posterior o bien en una nómina extraordinaria (en los últimos dos casos no deben pasar más de 30 días después de la entrega del dinero y debe ser dentro del mismo ejercicio fiscal).  Si el trabajador comprueba sus viáticos en el mismo periodo que los recibe se omitirá este paso.

 

Ejemplo: Juan Pérez recibe $ 4,000.00 por concepto de viáticos el día 12 de septiembre y se registra en la nómina de la quincena correspondiente, enviándolo a Otros pagos Clave 003.

 

 

2. El trabajador entrega los comprobantes por el total o parcial recibido

 

Debe manifestarse en el recibo de nómina:

  • La percepción de los viáticos exentos con clave P050. Estos son los comprobados con CFDIS o el 20% que siga los lineamientos del artículo 152 del RLISR,
  • La percepción de los viáticos gravados con clave P050. Estos son los no comprobados (sin CFDIS), los que no reúnan todos los requisitos fiscales o los que no cumplan los lineamientos del artículo 152 del RLISR,
  • La deducción “081 ajuste en viáticos entregados al trabajador” para netear la cantidad previamente entregada,
  • En caso de errores en el registro, se utilizará la clave 080 “ajuste en viáticos gravados” o la clave 100 “ajuste en viáticos exentos” del catálogo de tipo de deducciones según sea el caso y se registrará el monto a corregir usando para ello la clave tipo percepción 050 “viáticos”.

 

Ejemplo: Siguiendo el ejemplo anterior, Juan Pérez regreso de su viaje el día 20 de septiembre con sus comprobantes de viáticos, todos pagados con su tarjeta de nómina a excepción de la comida del día 2 que fue pagada en efectivo y por la cual no recibió factura:

  • Factura 1 noche de hospedaje                                                                           $ 1,500.00
  • Factura comida día 1                                                                                         $     500.00
  • Nota simple comida día 2*                                                                                 $    500.00
  • Renta de automóvil 2 días                                                                                 $ 1,500.00
  • Total                                                                                                                  $ 4,000.00

*Este gasto cumple con los lineamientos del artículo 152 del RLISR, por lo tanto, puede considerarse no gravado para el trabajador, pero no será deducible para el patrón.

En este caso optamos por agregar la comprobación de viáticos en la nómina del periodo en el cual se comprobaron, pero se puede optar por presentarlo en una nómina independiente, el recibo quedaría de la siguiente forma:

Al emitir este recibo finaliza el proceso de nómina con viáticos.

 

Diferencias o errores en la nómina de viáticos

 

1. Cuando el trabajador comprobó gastos mayores a los viáticos recibidos

Se debe emitir un recibo con la clave O “003 Viáticos entregados al trabajador” por la diferencia, en el mismo comprobante se debe agregar por el mismo importe la percepción 050 viáticos y la deducción “081 ajuste en viáticos entregados al trabajador”,

 

Ejemplo: Juan Pérez recibió el día 12 de septiembre viáticos por $4,000, sin embargo en el cumplimiento de las funciones asignadas, comprobó viáticos por $4,500. En el siguiente recibo mostraremos el tratamiento de la diferencia por $500.

 

 

2. Cuando el trabajador no realizó el viaje o no utilizó todo el dinero recibido

En este caso se tienen dos opciones:

  1. Descuento vía nómina. -  el descuento del importe no devuelto debe registrarse en como una deducción con la clave “004 Otros”,
  2. Reintegro al patrón vía depósito, efectivo o transferencia. -  esta devolución no se reflejará en el CFDI de nómina, sin embargo el patrón debe guardar el comprobante que respalde la devolución.

 

3. Cuando se emite una nómina que incluye viáticos con errores

Puedo optar por:

  1. Cancelar el CFDI con errores y emitir uno nuevo con los datos correctos, o
  2. Emitir un recibo para realizar el ajuste, con las claves clave 080 “Ajuste en Viáticos gravados” o la clave 100 “Ajuste en Viáticos exentos” del catálogo de tipo de deducciones, según sea el caso, registrando el monto a corregir usando para ello la clave tipo percepción “050 Viáticos”.