Cada vez que se contrata, se da de baja a un trabajador, o se le modifica el salario, requerimos dar aviso de estos movimientos ante el IMSS a más tardar 5 días hábiles posteriores al día en que ocurrió el movimiento, pero ¿Qué ocurre si los realizo fuera de este plazo?
Plazos para avisos de modificación de salario
La Ley del Seguro Social, en su artículo 15 fracción I, establece como obligación de los patrones realizar las altas, bajas y modificaciones de salario de los empleados en un plazo no mayor a 5 días hábiles.
Hablando de modificaciones de salario, de acuerdo con el artículo 34 de la LSS, se debe presentar aviso en los tiempos indicados según el tipo de prestaciones:
- Para prestaciones fijas: los avisos de modificación del salario diario base de cotización (SBC) deben presentarse dentro de un plazo máximo de cinco días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha en que cambie el salario.
- Para prestaciones variables: los patrones estarán obligados a comunicar al Instituto dentro de los primeros cinco días hábiles de los meses de enero, marzo, mayo, julio, septiembre y noviembre, las modificaciones del salario diario promedio obtenido en el bimestre anterior.
- Para prestaciones mixtas: si se modifican los elementos fijos del salario, el patrón deberá presentar el aviso de modificación dentro de los cinco días hábiles siguientes de la fecha en que cambie el salario. Si al concluir el bimestre respectivo hubo modificación de los elementos variables que se integran al salario, el patrón presentará al Instituto el aviso de modificación dentro de los primeros cinco días hábiles de los meses de enero, marzo, mayo, julio, septiembre y noviembre, las modificaciones del salario diario promedio obtenido en el bimestre anterior.
Avisos extemporáneos al IMSS
Regresando a la pregunta inicial del blog, ¿Qué ocurre si presento los avisos fuera del plazo de 5 días?
El IMSS en su página oficial nos habla sobre diversos escenarios de presentación de este tipo de trámites, a continuación, presentamos un resumen de los más habituales y las multas señaladas en la LSS:
Baja extemporánea
En relación con las bajas de los trabajadores, el artículo 37 de la Ley del Seguro Social (LSS) indica que, si el patrón no presenta el aviso de baja en tiempo, debe cubrir las cuotas hasta el día siguiente de la presentación del movimiento, sin embargo, si se comprueba que el trabajador fue dado de alta por otro patrón, puede presentar una solicitud de devolución de las cuotas pagadas en exceso a partir del alta con el nuevo patrón. Estas deben ser solicitadas dentro de los 5 años siguientes y serán devueltas actualizadas conforme a lo previsto en el artículo 17-A, del Código Fiscal de la Federación (Artículo 299 LSS).
Alta extemporánea
En cuanto a movimientos para inscribir a los trabajadores al IMSS, en caso de no darlos de alta o realizar el alta extemporáneamente, adicional al cobro de la multa indicada en el cuadro anterior, se deben pagar las cuotas que se hayan omitido desde la fecha en que debieron ser dados de alta hasta la fecha del movimiento (con su correspondiente actualización y recargos de acuerdo con el art. 40 A de la LSS).
Avisos extemporáneos vía IDSE
Aunque no es oficial, sabemos que el criterio actual del IMSS es aceptar los avisos afiliatorios vía IDSE con una extemporaneidad de máximo un mes calendario posterior a la fecha en que debió cumplirse su presentación. De esta forma, puedes evitar acudir al IMSS con el oficio mencionado y cumplir con la presentación del aviso.
Sin embargo, pasado este periodo, debemos acudir a la subdelegación del IMSS, con el escrito y cuotas previamente pagadas, para que nos acepten el movimiento. Recuerda que puedes usar el SUA para determinar las cuotas omitidas.
Capitales constitutivos
Otra posible consecuencia de no cumplir con el movimiento afiliatorio de los trabajadores, realizarlo con un SBC incorrecto o no realizar la actualización correspondiente, es hacerse acreedor de un crédito fiscal llamado Capital constitutivo. Un capital constitutivo se integra por el importe de alguna o algunas de las siguientes prestaciones:
El capital constitutivo se genera cuando:
- Un trabajador sufre un accidente de trabajo y no en está dado de alta aun cuando se estuviera dentro del plazo de los 5 días para realizar el movimiento; de igual forma cuando su SBC sea menor al real, el patrón deberá cubrir la diferencia para completar las prestaciones correspondientes. Art. 77 LSS,
- Un trabajador o alguno de sus familiares derechohabientes sufra enfermedad general y por no estar inscrito al IMSS o por estar dado de alta con el SBC desactualizado o menor al real, no pudieran otorgarse las prestaciones en dinero o especie correspondientes. El IMSS concederá las prestaciones al trabajador y el patrón pagará el importe del capital constitutivo. Art. 88 LSS,
- Una trabajadora vea afectado el pago del seguro por maternidad por no estar inscrita en el IMSS o estar inscrita con un SBC desactualizado o inferior al real. El IMSS concederá las prestaciones al trabajador y el patrón pagará el importe del capital constitutivo correspondiente. Art 88 LSS,
- Un trabajador o sus familiares derechohabientes no puedan recibir el seguro de invalidez y vida por el importe que le corresponde, por no estar inscrito o estarlo con un salario inferior; en este caso el instituto otorgará las prestaciones y el patrón deberá pagar al IMSS el importe del capital constitutivo, Art 149 LSS,
- Cuando la AFORE del trabajador se viera afectado por no haber realizado el alta o estuviera inscrito con un SBC desactualizado o diferente al real. Art 186 LSS.
La espontaneidad no genera multas
La LSS, en su artículo 304 C, indica que no se generarán multas cuando se presenten los movimientos de forma espontánea, es decir, antes de que el IMSS descubra la omisión y/o haga llegar al patrón una notificación.